Raad van Bestuur

Heb je zin om de vzw Jong Groen mee vorm te geven? Dan heb je misschien wel interesse om je kandidaat te stellen voor de raad van bestuur! Zoek je nog informatie over wat dat precies inhoudt en hoeveel tijd je hiervoor moet vrijhouden? Je leest er hier alles over! 

De raad van bestuur zorgt ervoor dat Jong Groen als organisatie kan blijven blijven draaien én we met alle wettelijke zaken in orde zijn. Deze groep staat in voor onze langetermijnvisie, draagt zorg voor onze medewerkers, regelt de boekhouding, onderhoud onze website, organiseert de Algemene Vergaderingen en hakt heel wat knopen door. Best een cruciale groep vrijwilligers dus! Maar iedereen is hier welkom en je hoeft geen ervaren rot te zijn om je hier bij aan te sluiten. Dit jaar staan 4 van de functies in de RvB open voor verkiezing: de financieel verantwoordelijke, de ICT verantwoordelijke en de personeelsverantwoordelijke. Deze drie functies zijn steeds voor 2 jaar. De functie van Secretaris is uitzonderlijk één jaar. 

Interesse? Een aantal nuttige zaken om te weten over het bestuur in het algemeen:

• Je mag je kandidaat stellen voor een functie in de RvB ongeacht je opleiding, genderidentiteit, seksuele voorkeur, etnisch-culturele achtergrond, leeftijd, sociale achtergrond of een eventuele fysieke of mentale beperking. Wat telt is je engagement en gedrevenheid.
• Als je verkozen wordt moet je aanwezig zijn op de RvB dag op zaterdag 24 september. Hier maak je kennis met elkaar en zet je samen plannen op voor het hele jaar. Dus erbij zijn is een must! Hou die dag nu al vrij als je overweegt je kandidaat te stellen.
• Als verkozen lid van de RvB neem je in principe aan alle RvB-vergaderingen deel. De data van die vergaderingen leg je samen met de rest van de Raad van Bestuur vast. Traditioneel vinden die vergadering plaats in Brussel, maar in overleg kan dat ook elders of online. De raad van bestuur komt een tiental keer per jaar samen. 
• Belangrijker dan ervaring is je motivatie en interesse in de zakelijke kant van een vzw. 

Verwachte tijdsbesteding:

• RvB-vergaderingen in Brussel → 1 avond per maand (online meetings zijn een mogelijkheid) 
• Beantwoorden van vragen  via e-mail of Slack → +/- 4u per week
• Functie specifiek werk → +/- 1u per week
• Je werk terugkoppelen naar onze leden → 2 Algemene vergaderingen (halve dag) per jaar

Alle leden van de raad van bestuur hebben een specifieke functie, met bijkomende verantwoordelijkheden. Maar uiteraard ondersteunt iedereen in de ploeg elkaar waar nodig. Dit jaar kan je voor vier van deze functies mensen nomineren! Opgelet: je kan ook mensen nomineren die geen lid zijn van Jong Groen. Zolang ze onze visie en waarden delen zijn alle nominaties welkom! 

Heb je interesse in één van deze functies? Nomineer dan jezelf en houd zeker zondag 18 september vrij voor de verkiezingen én zaterdag 24 september voor de eerste teamdag van de Raad van Bestuur.

Financieel verantwoordelijke

De financieel verantwoordelijke (x/v/m) volgt de dagelijkse financiële administratie op, maakt en bewaakt het financieel beleid en ondersteunt andere Jong Groen vrijwilligers met het omgaan met geld van de vzw. 

• Je ontvangt, betaalt en verwerkt facturen en onkostennota’s.
• Je stelt de jaarlijkse begroting op en presenteert die samen met het het jaarlijkse resultaat op een Algemene Vergadering.
• Daarnaast maak en bewaak je ook specifieke financiële beleidskaders (vb diversiteitsbeleid, sponsoring, weekends en zomerkampen…).
• Om onze vrijwilligers te ondersteunen, help je hen de juiste financiële keuzes te maken voor hun acties en maak je de onkostennota’s voor vrijwilligers overzichtelijk en beschikbaar. 

Om dit te kunnen doen hoef je zeker geen boekhouder te zijn. Het is belangrijk dat je punctueel bent en goed met cijfers en spreadsheets weg kunt. Omdat je vaak contact hebt met vrijwilligers, is het altijd handig dat je al die cijfers op een menselijke manier kan vertalen. Je krijgt hulp van ons geweldig boekhoudkantoor, dat zich ontfermt over alle administratieve en officiële documenten. Zij zullen je hier ook wegwijs in maken en je kunt hierop vertrouwen. Hun boekhoudsoftware maakt het allemaal zeer intuïtief.

Personeelsverantwoordelijke

Wil je graag het personeel van Jong Groen ondersteunen? Als personeelsverantwoordelijke (x/v/m) ben je soms hun reddende engel, soms hun strenge opzichter. Anders gezegd volg jij alles op wat met het personeel te maken heeft. 

Voor de wettelijke en financiële zaken kan je steunen op het sociaal bureau, dat zorgt voor de technische kant van de zaak (verwerking uurrooster, uitbetaling lonen, verzekeringen …).

• Daarnaast werk je arbeidsreglement van Jong Groen verder uit en onderhoudt je goede contacten met de personeelsleden.
• Je zorgt voor tussentijdse evaluaties, intake en exitgesprekken met onze twee medewerkers. 
• Je schrijft eventuele nieuwe vacatures uit
• In overleg met de medewerkers zorg je voor een optimale werksfeer.

Je hoeft geen HR expert te zijn voor deze functie. Je kan steeds terecht bij de coördinator en het sociaal bureau met je vragen. 

ICT-verantwoordelijke

Ben jij een ecologische ICT’er die onze online werking draaiende wil houden? Werk je gestructureerd en op lange termijn? Ben je hulpvaardig en geduldig? Heb je inzicht in e-mail, domeinnamen en HTML/CSS/JS? Kan je anderen hierover warm maken en IT zaken eenvoudig uitleggen? Dan is dit écht iets voor jou :)  

Als ICT verantwoordelijke (x/v/m) ondersteun je onze belangrijkste infrastructuur: Google Workspace (mailaccounts), NationBuilder (website en ledenbestand), en ondersteun je onze sociale media. In Nationbuilder werk je achter de schermen aan onze website én aan ons ledenbeheer. Eén van de grote werken voor de komende jaren is ons privacybeleid. Voor deze functie is het dus handig als je een klein beetje programmeer (HTML/JS) en/of layouting (CSS) skills hebt. 

• Je helpt het personeel en de vrijwilligers met hun vragen over de verschillende software. Waar nodig stel je ook handleidingen op of geef je gericht vormingen.
• Je tracht een beleid uit te werken rond de gebruikte software (bv toegangsrechten) en het bewaren en gebruiken van ledengegevens.
• Daarnaast ondersteun je vrijwilligers in de toepassingen van de juiste instellingen (privacyrechten, e-mailboxen aanmaken) en doe je aanbevelingen over software.
• Je houd onze website up to date en zet eventueel nieuwe pagina's op. Dit zijn vooral contact gegevens, maar ook nieuwe standpunten etc. 
• Je zorgt ervoor dat ons leden bestand up to date blijft en persoons gegevens correct verwerkt worden. 
• Je ondersteunt het bestuur in het organiseren van online stemmingen (zoals ons jaarlijks congres)  en bevragingen van leden.  
• Je zorgt ervoor dat de nodige mailadressen opgezet worden voor vrijwilligers en medewerkers via Gmail.

Ken je Nationbuilder nog niet? Geen probleem: de medewerkers en andere vrijwilligers kunnen je wegwijs maken in dit programma dat ook door Groen gebruikt wordt. 

Secretaris 

De secretaris (x/v/m) ondersteunt het zakelijk beheer van Jong Groen. Dat is best een diverse taak. 

• Je stelt de verslagen op van de vergaderingen van de raad van bestuur en bijeenkomsten van de algemene vergadering.
• Je zorgt ervoor dat onze leden deze verslagen kunnen inkijken als zij dit willen en dat onze organisatie zo transparant mogelijk werkt.
• Je ondersteunt de voorzitter van de raad van bestuur in het voorbereiden van de vergaderingen van de raad van bestuur.  
• Je organiseert mee de jaarlijkse bestuursverkiezingen en de algemene vergaderingen doorheen het jaar.
• Je ondersteunt onze lokale afdelingen door hun erkenning en projectsubsidiëring op te volgen.
• Samen met de medewerkers zorg je ervoor dat het officiële papierwerk van de VZW in orde is (zoals bestuurders in de statuten vermelden, verzekeringen in orde brengen, ...)
• Daarnaast neem je verantwoordelijkheid op als trekker van enkele andere projecten, in overleg met de rest van het team van de raad van bestuur.

Voor de functie is weinig tot geen voorkennis vereist. Als secretaris ben je bij voorkeur grondig, helder, nauwgezet, planmatig en schrijf- en leesvaardig. Je krijgt in je werk ook steun van de rest van de Raad van Bestuur en de medewerkers van Jong Groen.